Programa de empreendedorismo

Este planeamento semanal é essencial, para que controle melhor o tempo, tenha mais organização, não sobrecarregue a sua memória e reduza o nível de stress e crie compromisso não só com as pessoas externas com quem terá reuniões/eventos, mas também consigo e com os objetivos que traçou para o seu ano. Utilize uma agenda ou uma ferramenta de gestão de tarefas para organizar as suas atividades diárias e definir prioridades (o modelo em Excel de Planeamento Semanal pode ser uma ferramenta útil).

Alguns pontos orientadores para a gestão da sua agenda:

• Considere todas as diferentes áreas da sua vida, como por exemplo o tempo para Si, o seu Negócio, o tempo para a Família e Amigos e o tempo para formação, definindo diferentes blocos de tempo para cada uma;
• Aprenda a priorizar tarefas;
• Não considere como “menos importantes” momentos como por exemplo as refeições e os tempos associados a deslocações;
• No negócio, defina uma rotina de controlo de KPI’s e finanças/contabilidade, que deve contemplar na agenda;
• Respeite os seus picos de produtividade na distribuição das tarefas.

Uma estratégia simples, que promove a produtividade e que pode utilizar no planeamento semanal e até diário é o Método Ivy Lee. Este método evita a sensação de sobrecarga causada por listas extensas e permite um foco intensivo em tarefas verdadeiramente importantes, reduzindo assim a ansiedade e promovendo a auto motivação. Para pôr em prática este método, de forma a organizar a sua agenda, deve ser os seguintes passos:

1. Liste as 6 tarefas mais importantes para o dia seguinte;
2. Priorize as tarefas;
3. No dia seguinte, siga a ordem de prioridades definida;
4. Vá riscando as tarefas terminadas e as que não ficarem terminadas coloque-as na lista das 6 tarefas mais importantes do dia seguinte;
5. Repita o processo

De forma a tomar a decisão de como priorizar as tarefas (como referido no 2º passo do método anterior) pode ser útil utilizar a Matriz de Eisenhower que nos leva a focar no importante e não no urgente. Esta matriz é uma ferramenta de gestão de tarefas que ajuda a organizar e priorizar as tarefas por urgência e importância. Os critérios são então se se tratam de tarefas urgentes (que exigem a sua atenção imediata) e/ou importantes (as que podem não exigir atenção imediata, mas ajudam a alcançar as metas a longo prazo). Com base nestes dois critérios, vai perceber quais as tarefas que deve fazer já, as que deve colocar na agenda para serem feitas em breve, as que deve delegar e as que deve excluir da lista de tarefas. Um pensamento que deve ter sempre em mente quando analisa estas questões é que não executar as coisas importantes pode afetar o seu negócio e o planeamento e que muitas vezes as tarefas podem ser urgentes para os outros e não para nós.

Definir o tempo de tarefas, pode ser também uma prática útil para planear melhor, não subvalorizar o tempo em que prevemos fazer uma tarefa e não querer fazer mais do que é possível. Desta forma, contabilizar o tempo que demora a executar uma tarefa que é frequente e apontar o tempo real, permitirá planear futuramente os blocos para a tarefa em questão com um tempo mais realista.

Algo que também temos que identificar para melhor planear são os “Ladrões do tempo”, ou seja, coisas que nos fazem sentir no final do dia que não fizemos nada do que estava planeado. Para os podermos identificar e controlar, devemos apontar no planeamento semanal o que não foi feito e o motivo. Alguns dos motivos frequentes são a dificuldade de dizer “Não”, atender telefonemas de negócios que demoram mais do que expectável durante um bloco dedicado a outra tarefa, distrair-nos com as notificações dos dispositivos em momentos de foco, efetuar tarefas de casa durante blocos dedicados ao negócio, entre outros.

Após identificar e bloquear os “Ladrões do tempo”, pode ainda aplicar a Técnica de Pomodoro para momentos em que necessita de foco e de aumentar a sua produtividade. Esta técnica consiste em fazer as tarefas de uma lista de tarefas com a realização de blocos de 25 minutos de concentração, seguidos de 5 minutos de descanso. De ressalvar que depois de completados 4 blocos de tempo, a pausa deve ser aumentada para meia hora.

• crie rotinas de atendimento ao cliente para padronizar e melhorar a qualidade dos seus serviços;
• programe campanhas de marketing e redes sociais;
• faça um inventário dos locais de armazenamento físico e virtual do escritório e mantenha as listas atualizadas;
• digitalize arquivos e armazene-os em ferramentas como o Google Drive para ter acesso a partir de qualquer lugar;
• mantenha a caixa de entrada de emails organizada, direcionando as mensagens para pastas e evitando acumulação desordenada de informações.